Malos hábitos informáticos: Excel y bases de datos

A pesar de que en este blog se habla de programación y computación, he de confesar que las matemáticas y yo no somos muy afines. A veces, y no les miento, necesito de una calculadora para realizar los cálculos más simples, debido a una especie de dislexia numérica que he tendido de prácticamente toda la vida.

Por obvias razones, un programa como Excel ha llegado a ser muy difícil de aprender para mí. Conozco lo básico, pero no me pidas hacer fórmulas o cálculos fuertes porque entonces me declaro completamente un “newbie” en ese aspecto.

Excel es un programa que es prácticamente omnipresente en todas las oficinas. Se usa principalmente para llevar control de gastos, reportes, plantillas y un sinfín de cosas para las que incluso no fue programado originalmente. Dicha función consiste principalmente en utilizarlo como un gestor de datos.

¿Qué diferencia hay entonces entre Excel y un administrador de bases de datos? Sencillo. Es más, no se necesita ser ingeniero o experto en informática para diferenciar entre una máquina de escribir y una sumadora. Con la primera, escribes y haces reportes. Con la segunda, haces sumas. En comparación, Excel y las bases de datos son cosas completamente diferentes. Excel realiza sumas y los cálculos necesarios que pueden sacarse de una base de datos. En la base de datos, sólo los contenemos de una forma ordenada para poder acceder a ellos lo más pronto posible.

Excel a la izquierda y Access a la derecha. ¿Es difícil?

Si la diferencia entre ambas cosas es tan clara, ¿entonces por qué la necedad de usar Excel como un gestor por no utilizar Access, Fox Pro o SQL? La respuesta que muchas personas me han dado es porque “es más difícil”.

¿Es difícil usar Access que es el gestor de bases de datos más simple que pueda existir? Por supuesto que no. El detalle está en que muchos usuarios ni siquiera saben para que sirve, pero está instalado en sus máquinas junto con otras cosas del Office (OneNote, Proyect, Visio, etc.) que sólo ocupan espacio y que muchas veces el usuario sólo muestra cuando presume de que “tiene la versión profesional”, aunque la mayoría de las veces jamás utilizará la suite de forma profesional.

Hay que dejar en claro una cosa: Excel sirve para los cálculos, y los datos, directorios y todo lo demás que no requiera de operaciones matemáticas o algebraicas, deben permanecer en un gestor de bases de datos.

Pero, ¿qué pasa si quiero sacar un reporte de los datos almacenados? ¿'qué pasa si quiero realizar cálculos con los datos almacenados? Ambas situaciones tienen solución, ya que Excel permite importar datos de Access y viceversa. Access de hecho permite realizar reportes de una manera mucho más fácil (por asistentes incluso) y mucho mejor presentados que una miserable hojita de cálculo con colorcitos.

Muchas veces, dada la omnipresencia de Excel en las oficinas, los programadores se las tienen que ver negras cada que hay que elaborar algún programa. La mayoría de las veces, dichas aplicaciones requieren la elaboración de reportes o exportación de datos, ¿y adivinen cuál va a ser la aplicación de destino? Exacto, Excel. Si bien para muchos programadores realizar esta tarea es muy sencillo (de hecho lo es) no deja de ser frustrante y molesto el tener que realizar códigos o modificar aplicaciones por caprichos y “comodidad” de los usuarios.

¿Odio Excel? Sí, lo odio bastante. ¿Dejaré de odiar Excel algún día? Cuando las oficinas y personas dejen de depender de él, ese día lo dejaré de odiar… quizás.